Bogotá, Calle 127 # 19A - 62, Torre Acomédica 2, Consultorio 414
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1. Consideraciones Generales:
La presente política está dirigida a todos nuestros usuarios, acompañantes, trabajadores, proveedores, contratistas y demás titulares o legitimados de los datos personales registrados en nuestras bases de datos. Su cumplimiento es obligatorio para todos los contratistas y terceros vinculados a Salud Activa Medicina Biológica y Funcional S.A.S., quienes deberán conocerla, acatarla y cumplirla en su totalidad
2. Responsable del Tratamiento de la Información:
Salud Activa Medicina Biológica y Funcional S.A.S, legalmente constituida, identificada con NIT 900357998-2, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., en la AC 127 #19 A 62 OF 507, cuyo sitio web es www.saludactiva.com.co y con teléfonos fijos (601)7429631, como responsable del tratamiento de los datos personales que actualmente reposan en las bases de datos de la IPS, a fin de dar cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y a lo previsto en el Decreto 1377 de 2013, con el objeto de informar a todas las personas cuyos datos personales se encuentran en nuestras bases de datos, que el tratamiento de estos datos personales tiene como finalidad únicamente en estricto ejercicio del desarrollo de su objeto social, en actividades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de Salud Activa Medicina Biológica y Funcional S.A.S.
Adicionalmente, Salud Activa Medicina Biológica y Funcional S.A.S. cuenta con las siguientes sedes en:
Sede Pradera: Carrera 65 #5A-94, Piso 2.
Sede Chía: Km 1.5 Via Chía Cajicá Consultorios 608-609.
Sede Fusagasugá: Calle 18 n 11-116 consultorio 301-302- 303 y piso 7 edificio Copacabana.
Estas sedes cumplen con las mismas disposiciones en el tratamiento de los datos personales de acuerdo con la normatividad vigente.
3. Generalidades:
3.1 Marco Legal:
• Sentencias C-748 del 2011 de la Corte Constitucional.
4. Definiciones:
Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deben tenerse en cuenta las siguientes definiciones:
Dato Personal: Cualquier información asociada a una persona y que permite su identificación. Por ejemplo, su documento de identidad, el lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia, trayectoria académica, laboral, o profesional.
Dato Sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como por ejemplo aquellos que revelan origen racial y étnico, opiniones
políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales, afiliación sindical, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotos, videos).
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes (contabilidad), información extraída a partir de la inspección del domicilio, número telefónico siempre y cuando no se encuentre en bases públicas o el salario.
Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular del Dato: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la
recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el Encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Menores: Hace referencia los menores de 18 años, y corresponde a los Niños Niñas y Adolescentes (NNA).
5. PRINCIPIOS:
5.1 Seguridad y Protección de sus Datos Personales
La seguridad de los datos personales es una prioridad para Salud Activa Medicina Biológica y Funcional S.A.S; contamos con aplicativos donde nos esforzamos por ofrecer el más alto nivel de seguridad para lo cual se utiliza tecnología de avanzada. No obstante, considerando el estado de la tecnología de transmisión de datos por Internet, ningún sistema resulta actualmente 100% seguro o libre de ataques.
5.2 Su privacidad
Salud Activa Medicina Biológica y Funcional S.A.S respeta su privacidad. Toda la información que usted nos proporcione se tratará con sumo cuidado y con la mayor seguridad posible, y sólo se utilizará de acuerdo con los límites establecidos en este documento y para actividades relacionadas en el desarrollo de las diferentes actividades realizadas como Institución Prestadora de Servicios de Salud .
5.3 Cómo se reúne la información
Salud Activa Medicina Biológica y Funcional S.A.S solamente reúne sus datos personales cuando usted los proporciona en forma directa por vía telefónica o presencial en nuestras oficinas, adicionalmente mediante el uso de los diferentes validadores de las entidades administrativas de planes de beneficio, nos valemos para realizar la confirmación de las autorizaciones.
Salud Activa Medicina Biológica y Funcional S.A.S, reconoce y garantiza, los siguientes derechos de los titulares de datos personales, en concordancia con todo lo dispuesto en la presente política:
• Acceder, conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales frente a Salud Activa Medicina Biológica y Funcional S.A.S, como responsable o encargado del tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos exceptuados por la ley:
Decreto 1074 de 2015).
7. Por mandato legal o judicial.
• Conocer a la dependencia o persona facultada por Salud Activa Medicina Biológica y Funcional S.A.S., frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
7. Finalidades:
La información por usted proporcionada a Salud Activa Medicina Biológica y Funcional S.A.S tiene como finalidad únicamente para gestión interna. El uso interno incluye, entre otros:
Salud Activa Medicina Biológica y Funcional S.A.S a lo largo del tiempo ha logrado generar un alto nivel alto de confianza y satisfacción en los usuarios de IPS, esto se debe a que contamos con personal profesional, altamente capacitado, certificado y comprometido con su labor, así como a manejar estrictos estándares de responsabilidad dentro de los cuales está el respeto al debido proceso y a la protección de la información; realizando actividades que incluye pero no se limita a: actividades corporativas, administrativas, de información, comercialización, petición, recaudo, cobranza y demás actividades relacionadas como agendamiento, consulta, evoluciones, actualización y generar datos estadísticos que lleguen a solicitar los diferentes organismos de control y vigilancia; de igual forma contamos con certificaciones, acuerdos y cláusulas de privacidad para con nuestros proveedores de los diferentes aplicativos.
Salud Activa Medicina Biológica y Funcional S.A.S toma todas las medidas posibles para que se haga uso de la información suministrada respetando la misma política de privacidad que tiene la institución prestadora de servicios de salud.
7.2 Recomendaciones generales sobre la protección de la privacidad
Usted también tiene un importante papel que desempeñar en la protección de su privacidad. Salud Activa Medicina Biológica y Funcional S.A.S no realiza cobros por tener acceso a su información personal, adicionalmente Salud Activa Biológica y Funcional S.A.S no solicitara datos personales por cuentas de correo, invitaciones a grupos de redes sociales u otros medios, tampoco realiza campañas de salud o promociones puerta a puerta.
8. Cámaras de seguridad:
Por regla general, la Ley 1581 del 2012 resulta aplicable a la recolección de imágenes y audio a través de sistemas de video-vigilancia que estén vinculados con una o varias personas determinadas o determinables. Salud Activa Medicina Biológica y Funcional S.A.S utiliza medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos de sus oficinas, informando sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.
La información recolectada, incluyendo imágenes y audio, se utilizará para fines de seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables. Las imágenes y el audio solo serán tratados cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, legítimas y explícitas, que hayan justificado la instalación de las cámaras o video cámaras. En cualquier caso, el uso de sistemas de video vigilancia será respetuoso, protegiendo el derecho a la intimidad personal. La información será conservada por el tiempo necesario de acuerdo con la finalidad para la que se recolecta.
9. Datos Biométricos:
Salud Activa Medicina Biológica y Funcional S.A.S utiliza dispositivos de recolección de datos biométricos, cuya finalidad se limitará a realizar labores de autenticación y/o enrolamiento de
trabajadores y/o contratista como control de asistencia. El tratamiento de los datos biométricos recolectados se limitará a las finalidades descritas anteriormente.
10. Autorización:
La autorización deberá ser expresa, bien sea de manera oral, escrita o mediante conductas inequívocas del titular, que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Exceptuando los casos definidos en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, así como en las demás normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen, en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del titular; Salud Activa Medicina Biológica y Funcional S.A.S. la solicitará al momento de la recolección de la información.
10.1 Casos en que no es necesaria la autorización del Titular:
11. Procedimientos para que los titulares ejerzan sus derechos:
En cumplimiento de la ley de protección de datos personales y de acuerdo con el objeto de esta política de tratamiento de datos, los titulares de la información así como los legalmente legitimados tendrán derecho a: acceder, conocer, actualizar, rectificar, revocar y solicitar prueba de la autorización, así como a la supresión de los datos personales en los casos contemplados en la Ley, para lo cual podrán enviar su solicitud a: [email protected], o radicado a nuestras oficinas, de lo cual se dará respuesta según normatividad vigente.
12. Atención de consultas, reclamos y peticiones:
Para atender efectivamente sus solicitudes en torno al tratamiento de sus datos, se establecen los siguientes canales de comunicación que están a disposición de los usuarios y titulares de los datos para cualquier duda, queja o solicitud asociada a sus derechos según lo contemplado por la Ley 1581 de 2012.
Correo electrónico: [email protected] PBX en Bogotá: (601), 7429631
Dirección de correspondencia: AC 127 #19 A 62 OF 507
Sede Pradera: Carrera 65 #5A-94, Piso 2.
Sede Chía: Km 1.5 Via Chia Cajica Consultorios 608-609.
Sede Fusagasugá: Calle 18 n 11-116 consultorio 301-302- 303 y piso 7 edificio Copacabana
Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de Datos Personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:
A). Consultas: De acuerdo con lo establecido en la Circular Externa 20231510000000105 de 2023 de la Superintendencia Nacional de Salud, los Titulares de los datos personales podrán presentar solicitudes para conocer la información que sobre ellos se encuentra en las bases de datos de la IPS.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción. Si no es posible responder en este plazo, se informará al solicitante indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
B). Reclamos: Reclamos: De conformidad con lo establecido en la Circular Externa 20231510000000105 de 2023, el Titular de los datos personales o sus causahabientes podrán solicitar la corrección, actualización, supresión o revocatoria del tratamiento de su información cuando consideren que existe un incumplimiento de las obligaciones establecidas en la normativa vigente.
Para ello, la solicitud deberá presentarse ante la IPS bajo las siguientes reglas:
Identificación del solicitante:
1. Requisitos de la solicitud:
La solicitud deberá ser enviada a través de los canales habilitados por la IPS y deberá contener, como mínimo:
2. Tiempos de respuesta (según Circular Externa 2023151000000010-5 de 2023):
Dependiendo de la naturaleza de la solicitud, los tiempos de respuesta serán:
3. Registro en la base de datos:
4. Tipos de solicitud: